Zarządzanie projektami

Możliwości programów do zarządzania projektami

Wielu pracodawców i managerów mierzy się z tak trudnym zadaniem, jakim jest zarządzanie projektami. Program dostosowany do ich realizacji pomoże Ci osiągnąć sukces poprzez przyspieszenie procesów i sprawną komunikację w zespole. Możesz pożegnać się z tablicami obklejonymi żółtymi karteczkami i notatnikami zapełnionymi od początku do końca, po których trudno nawigować. Zadania z łatwością rozdzielisz przy pomocy programu do zarządzania projektami i zadaniami. Będziesz też sprawnie prowadzić przejrzystą ewidencję czasu, tworzyć tablice Kanban czy wykresy Gantta. Wszystkie dane zgromadzisz w jednym miejscu. Możesz zarówno udostępnić wgląd do nich wszystkim członkom pracującym nad projektem, jak i tylko konkretnym. Z jakich funkcji możesz skorzystać przy pomocy odpowiednich narzędzi? Przedstawiamy niektóre z nich:

• tworzenie listy zadań i podzadań – to podstawowa, najważniejsza funkcja, którą posiada każde narzędzie do zarządzania projektami. W jednym miejscu możesz zgromadzić informacje na temat zadań dla całego zespołu lub wybranych pracowników, a także ich części składowych.
• raporty dotyczące postępów i skali wykonania projektu lub zadania – zarządzanie zadaniami i projektami wymaga stałego monitorowania stopnia realizacji. Dzięki temu wiesz, kiedy należy przyspieszyć pracę, by zdążyć przed wskazanym terminem.
• ewidencja czasu pracy – to ważne szczególnie w korporacjach. Program do zarządzania zadaniami umożliwiający mierzenie czasu pracy pozwoli Ci określić, czy mieścisz się w przeznaczonym budżecie na konkretne obowiązki.
• tworzenie wykresów Gantta – to XIX-wieczna, ale niezwykle praktyczna metoda przedstawiania tego, w jakim czasie powinny być realizowane jakie zadania i projekty. Wiele programów do zarządzania projektami jest wyposażonych w taką funkcjonalność.
• możliwość przydzielenia konkretnych użytkowników do danego zadania – przejrzysty i sprawiedliwy podział obowiązków w zespole, do którego ma wgląd każdy z pracowników, jest niezwykle przydatny w organizacji zadań. Każdy wie, do kogo się zgłosić po pomoc w razie problemów.
• wyznaczanie terminu realizacji zadań i projektów – ważne jest także przedstawienie w klarowny sposób deadline'ów na oddanie poszczególnych podzadań, zadań i całego projektu. Dzięki temu każdy z użytkowników wie, kiedy musi lepiej zorganizować swoją pracę.
• możliwość załączania plików z chmury – w zarządzaniu projektami często niezbędne jest przedstawianie plików takich jak dokumenty, arkusze kalkulacyjne czy grafiki lub zdjęcia. Wówczas możesz skorzystać z tej cennej funkcji. Jednocześnie warto wiedzieć, że polecane przez nas oprogramowanie działa w chmurze, dzięki czemu nie obciąży Twojego dysku twardego.
• synchronizacja z Kalendarzem Google – firmy powszechnie korzystają w codziennej pracy z kalendarza Google. Synchronizacja działa w obie strony – możesz zarówno importować dane z niego, jak i załączać do swojego harmonogramu zadania i terminy z narzędzia do zarządzania zadaniami.
• zarządzanie budżetem – trudno podczas realizacji projektów zapomnieć o pieniądzach. Narzędzie umożliwi Ci nadzorowanie poszczególnych kosztów i odnoszenie ich do wstępnego budżetu, a także pozwala tworzyć raporty dotyczące wydatków.
• czat i inne komunikatory dla pracowników firmy – zarządzanie projektami wymaga tego, by komunikacja pomiędzy członkami zespołu przebiegała w sposób nienaganny. Pomoże Ci w tym czat, na którym skorzystają z możliwości natychmiastowego konsultowania problemów i zadawania pytań.

Do wielu narzędzi dołączona została aplikacja mobilna, która pozwala zarządzać zadaniami i projektami z dowolnego miejsca – wystarczy Ci dostęp do Internetu, by na bieżąco reagować na zróżnicowane sytuacje. Te, które cieszą się największym zainteresowaniem, są także dostępne w języku polskim. Dzięki temu wszyscy użytkownicy mogą w pełni wykorzystywać ich funkcje niezależnie od znajomości języków obcych.

Niektóre narzędzia, takie jak Asana, Trello czy Basecamp wyróżniają się niezwykle intuicyjną obsługą. W przypadku innych warto postawić na krótkie szkolenia, dzięki którym zarządzanie zespołem w firmie będzie jeszcze sprawniejsze.

Możesz postawić zarówno na płatne, jak i darmowe lub testowe narzędzie do zarządzania projektami. Polecamy spytać członków zespołu o to, jakie funkcje pozwolą im najlepiej realizować zadania. Może zależy im na nadzorowaniu czasu pracy, a może potrzebna jest im aplikacja na urządzenia mobilne? Dzięki temu zarządzanie projektem stanie się prostsze.

TOP3 najlepszych programów do zarządzania - polskie i zagraniczne narzędzie

Przygotowaliśmy listę najbardziej powszechnie wykorzystywanych narzędzi do zarządzania projektami. Na tej liście znajdują się zarówno programy płatne, jak i darmowe. Od Ciebie zależy, na który system postawisz. Wybierz ten, który sprawdzi się najlepiej i jest najbardziej dostosowany do potrzeb Twojej firmy.

Polskie

• IT CUBE – częścią składową systemu CRM IT CUBE jest narzędzie do zarządzania projektami. To rozwiązanie kompleksowe, zawierające wszystkie niezbędne funkcje: zadania dla poszczególnych użytkowników, terminy, koordynatorów, kosztorysy oraz tworzenie raportów dotyczących stopnia wykonania projektu oraz poniesionych wydatków.
• IC Project – ten system zawiera zróżnicowane funkcjonalności takie jak wirtualny kalendarz, czas pracy, segmentacja na etapy i grupy, wykres Gantta czy monitoring budżetu. Pracownicy mogą skorzystać z komunikatora, z łatwością wystawisz fakturę, a także zgromadzisz dane dotyczące urlopów. Wszystko to znajdziesz w przystępnej, intuicyjnej formie.
• Flexiproject – to kolejna polska, kompleksowa aplikacja. Pozwala tworzyć harmonogramy, budżety, tablice i raporty, a także gromadzić zasoby, dzięki którym możesz swobodnie zarządzać realizacją projektu. Proces decyzyjny przedstawi przejrzysta ścieżka, narzędzie zbada także kulturę organizacyjną, a Ty możesz monitorować strategię.

Zagraniczne

• Trello – to najczęściej wykorzystywana sposób aplikacji do zarządzania projektami. Przedstawia wszystkie niezbędne informacje w formie tablicy, którą można podzielić na różne segmenty. Możesz z jej pomocą realizować różne projekty i zadania. Możesz także dodać pliki lub zoptymalizować proces.
• Asana – z pomocą tego programu do zarządzania projektami możesz przedstawić wszystkie dane niezbędne do pracy w takiej formie graficznej, jaka najbardziej Ci dopowiada. ASana pozwala na wygodną segmentację działań, umożliwia dodawanie plików, automatyzuje procesy przy pomocy reguł. Przydatne są także zależności. Dzięki tej funkcji narzędzia można określić, które zadania mogą już być realizowane, a które są zależne od nieukończonych.
• Monday.com – ten system do zarządzania projektami umożliwia tworzenie przejrzystych harmonogramów i wizualizować je, dzielenie zadań na zespoły, automatyzowanie procesów. Sprawdzi się wtedy, gdy chcesz go zintegrować z innymi narzędziami – lista możliwych integracji jest długa. Obsługuje wewnętrzny komunikator, śledzi czas, oferuje udostępnianie zawartości.